Planificar en tiempos de incertidumbre

Por Ernesto Weissmann (*)

No son tiempos fáciles. Mercados bursátiles sin rumbo, quiebras de instituciones bancarias y temores de recesión económica, son algunas de las situaciones que desde hace un par de meses vemos o escuchamos a diario.

La poca claridad para vislumbrar lo que se viene y el permanente cambio de reglas de juego, suele generar angustia y desconcierto. El ser humano no suele sentirse cómodo en estas situaciones, adoptando en general reacciones extremas: parálisis, que hace que no seamos capaces de tomar decisiones, o imprudencia en la que tomamos decisiones sin ningún tipo de análisis.

Las reacciones ante la incertidumbre

Si nos paralizamos y no tomamos decisiones en realidad estamos tomando una: la de no actuar. De esta forma generamos un efecto, aunque no por una acción realizada sino por una omisión.

Las organizaciones no suelen castigar los efectos de las omisiones, sino por el contrario, solo premian y castigan los resultados de las acciones. Por este motivo, mucha gente prefiere no “jugarse” a la hora de tomar decisiones en las empresas.

Si por el contrario nos apresuramos, sin realizar ningún tipo de análisis, las probabilidades de lograr el resultado esperado son tan inciertas como el contexto mismo.

Poder mantener el foco y utilizar los recursos necesarios para evaluar los riesgos involucrados, es decir “poner la incertidumbre sobre la mesa”, posibilitaría mitigar los riesgos críticos y capturar las oportunidades que se generan en contextos turbulentos.

¿Para qué perder el tiempo planificando?

Usualmente pensamos que en circunstancias como la actual es imposible o no tiene sentido planificar y que cualquier intento de vislumbrar el futuro nos llevará indefectiblemente a la frustración.

Este pensamiento está basado en una manera tradicional de realizar el planeamiento focalizándose en poder anticipar, o casi adivinar, cuál será el escenario en que se desenvolverá la empresa.

Durante el proceso tradicional de planeamiento se realizan proyecciones de todo tipo para crear modelos de negocios basados en “mejores estimados”. Estos luego alimentan hojas de cálculos que terminan consolidándose en planes de negocios presentados al management como un único número.

Algunos ejecutivos más prudentes suelen solicitar al responsable de planeamiento que les provean escenarios con algún tipo de variación, por lo general no más del diez por ciento por encima y por debajo de lo que consideran será el “mejor estimado”. Si bien estos escenarios pueden proveer cierta seguridad a los managers, los resultados podrían no tener ninguna relación con la real incertidumbre que hoy enfrentan las compañías.

¿Cómo planificar en este contexto?

Muchos procesos de planeamiento suelen ser la principal limitante para planificar. No permiten la flexibilidad suficiente como para tomar decisiones rápidas. En un mundo de rápidos y constantes cambios, la incertidumbre es un elemento clave a incorporar en la planificación y, por lo general, este tipo de decisiones no puede esperar a un proceso de planeamiento lento y estructurado.

En los modelos tradicionales de planeamiento se suele pensar los escenarios desde los aspectos internos de la compañía y algunas variables claves del mercado. Para incorporar eficazmente la incertidumbre será necesario hacer un escaneo de las variables externas que puedan afectar al futuro de la empresa.

El proceso de planeamiento, que incorpora la incertidumbre, consta de cinco fases principales: la definición de los objetivos; el escaneo de las fuerzas externas; la evaluación del impacto de la incertidumbre en las estrategias; la implementación del plan y su posterior monitoreo.
Uno de los factores relevantes para sacar el mejor provecho de este proceso es la incorporación temprana de las personas claves. Un plan exitoso permitirá incorporar la visión de los distintos niveles y áreas, para aprovechar al máximo el aprendizaje que se pueda generar sobre la incertidumbre a enfrentar.
Hoy en día se aplican nuevas tecnologías que permiten incorporar la incertidumbre con facilidad y claridad. Modelos visuales de identificación de variables e influencia, diagramas que muestran la sensibilidad y programas de simulación que permiten entender un rango continúo de escenarios posibles con sus probabilidades asociadas.
Por último, el equipo deberá desarrollar los planes de contingencia que acoten el impacto de eventuales amenazas para aquellos escenarios que resulten más críticos.
En tiempos de crisis e incertidumbre se espera más que nunca que los líderes marquen claramente el camino. Aún con tiempos escasos, se deberán analizar con rapidez las amenazas que podremos enfrentar y capturar las oportunidades que en toda crisis suelen surgir.

(*) Ernesto Weissmann es Director de Tandem Soluciones de decisión, y profesor de Teoría de la Decisión de la Facultad de Ciencias Económicas de la UBA